從字面上講，復印機是具有復印功能的打印機。復印機可以直接從書寫、繪制或印刷的原稿中獲得等倍、放大或縮小的復印品，無需其他制版等中間手段。復印機可分為光化學復印、熱敏復印和靜電復印。

　　(1)光化學復印分為直接影印、藍圖復印、重氮復印、染料轉印和擴散轉印。直接影印法是用高對比相紙代替感光膠片拍攝原稿，可以增加或縮小；藍圖法是復印紙表面涂有鐵鹽和單個半透明材料的原稿。兩者疊加后曝光，顯影后形成藍色背景白色圖像；重氮法與藍圖法相似。復印紙表面涂有重氮化合物，曝光后在液體或氣體氨中顯影，產生深色圖像；其他光化學復印原理相似。

　　(2)熱敏復印是將表面涂有熱敏材料的復印紙粘貼在單個原稿上，接受紅外線或熱源的照射。圖像部分吸收的熱量傳遞到復印紙表面，使熱敏材料的顏色變深，形成復印品。這種復印方法現在主要用于傳真機接收傳真。

　　（3）靜電復印是目前應用廣泛的復印技術。它以硒、氧化鋅、硫化鎘和有機光導體為光敏材料，在黑暗中充電，接受原始圖像曝光，形成靜電潛像，然后通過顯影、轉印和定影。靜電復印機是一種集靜電成像技術、光學技術、電子技術和機械技術于一體的辦公設備。

　　在現代辦公環境中，復印機往往是使用頻率較高的公共設備。

　　一般來說，在單位使用復印機時，應遵循先到后到的標準。如果后來的合作伙伴文件比較緊急或者文件數量比較少，可以在合作伙伴面前復制。

　　一般不要在單位復印私人資料，這樣不僅會影響你的形象，還會讓你的搭檔認為你貪婪又便宜。

　　在辦公室，如果復印機沒有碳粉或卡紙，可以及時處理。當你不知道如何處理它時，你應該請人幫忙。不要悄悄地離開，把問題留給下一個合作伙伴。因為悄悄地離開會讓人們覺得你不考慮別人，遇到困難和責任不敢承擔。

　　使用后，不要忘記拿走原件，否則很容易丟失原稿或泄露信息，給自己帶來不便。使用后，復印機應設置在節能待機狀態。